چابکی سازمانی

ضرورتی انکار ناپذیر در دنیای VUCA

در بسیاری از سازمان‌های بزرگ (به‌ویژه شرکت‌های قدیمی یا نهادهای دولتی)، ساختارها و فرایندهایی شکل گرفته‌اند که هدف اولیه‌شان حفظ کنترل، شفافیت و نظم بوده است. اما این ساختارها در طول زمان به موجودیت‌هایی خودمختار تبدیل شده‌اند که وجودشان صرفاً برای حفظ خودشان توجیه می‌شود.

این پدیده که ما آن را بروکراسی برای بروکراسی می خوانیم، تبدیل به مانعی بزرگ برای چابکی سازمانی در تقابل با دنیای بیرونی و نسل نوین نیروهای انسانی دانش محور و نتیجتا توسعه سازمانها شده است.

در این سازمان‌ها:

• هر مسأله‌ای با تشکیل یک «کمیته» یا تهیه یک «فرم جدید» پاسخ داده می‌شود.
• تصمیم‌گیری‌ها کند و چندلایه هستند.
• نوآوری‌ها در گلوگاه فرآیندهای نظارتی خفه می‌شوند.
• کارکنان زمان زیادی را صرف رعایت تشریفات می‌کنند تا انجام کار مفید.
• حتی مدیران میانی احساس می‌کنند نقش‌شان بیشتر حفظ سلسله مراتب است تا حل مسئله.

این شرایط معمولاً منجر به:

• از بین رفتن انگیزه کارکنان.
• مهاجرت استعدادها.
• عقب‌ماندگی در رقابت.
• ناتوانی در پاسخ سریع به تحولات بازار یا بحران‌ها می‌شود.

حتی در سازمانهایی که تلاش دارند چابکی را به عنوان یک ارزش یا ضرورت در خود بیافرینند و وارد فرهنگ سازمانی کنند، اغلب برداشتی غلط یا ناقص، منجر به اجرایی کاریکاتورگونه شده و منجر به افزایش نارضایتی و ناکارآمدی و شکست پروژه های تحول چابک یا همان Agile Transformation شده است.

در این سازمان‌ها، "چابکی" (Agility) اغلب یا به عنوان یک شعار تبلیغاتی استفاده می‌شود، یا آن را محدود به چند اقدام سطحی می‌دانند:

• خرید نرم‌افزار ERP یا ابزارهای دیجیتال مدیریت پروژه.
• حذف برخی مراحل اداری بدون بازنگری در فلسفه تصمیم‌گیری.
• انجام جلسات کوتاه بدون تغییر در ساختار اختیار و مسئولیت.

این در حالی است که چابکی سازمانی یک پارادایم مدیریتی و فرهنگی است، نه صرفاً تکنیکی.

در کتاب تحسین‌شده‌ی "Humanocracy: Creating Organizations as Amazing as the People Inside Them", نویسندگان نشان می‌دهند که سازمان‌های سنتی به «ماشین‌هایی برای حفظ نظم» تبدیل شده‌اند، در حالی که دنیای امروز به «شبکه‌هایی برای یادگیری و واکنش سریع» نیاز دارد. آن‌ها پیشنهاد می‌کنند که برای حذف بروکراسی، باید تفویض اختیار، تصمیم‌گیری توزیع‌شده و توسعه سرمایه انسانی جای آن را بگیرد. در این کتاب فوق العاده خواندنی از گری همل که به همت انتشارات فاخر آریاناقلم تحت نام سازمان انسان سالار ترجمه و به بازار فارسی زبانان ارائه شده است، آمده است:

بروکراسی را افراد باهوش اختراع کرده اند تا احمق ها آن را اداره کنند.

در مقاله ای فوق العاده تحت عنوان "The Five Trademarks of Agile Organizations"، مک‌کنزی چابکی سازمانی را بر اساس پنج اصل تعریف می‌کند، که مهم‌ترین آن‌ها معماری سازمانی تخت و تیم‌محور و فرهنگ پاسخ‌گویی سریع به تغییر است، نه صرفاً ابزارهای تکنولوژیک.مدل مشهور "Spotify Agile Model" که بر تیم‌های خودگردان (Squads)، ماموریت‌محور (Missions) و شبکه‌ای (Guilds) متکی است، نشان می‌دهد چگونه ساختارهای مسطح و قابل انعطاف می‌توانند جایگزین سلسله‌مراتب‌های ناکارآمد شوند. این مدل تنها به نرم‌افزار محدود نیست؛ بلکه الگوی تفکر سازمانی را نیز تغییر داده است.

همچنین در کتاب فوق العاده فردریک لالو تحت عنوان بازآفرینی سازمانی که بزودی ترجمه آن توسط همین ناشر در اختیار علاقمندان قرار خواهد گرفت نیز به ضرورت تغییر پارادایم، موردکاوی های متعدد و همچنین دستورالعملهایی پیشنهادی بر اساس Best Practices پرداخته شده است.

در مجموع، چابکی سازمانی نه تکنولوژی است، نه پروژه‌ای موقت. یک تغییر عمیق در فلسفه مدیریت، ساختار سازمان، و فرهنگ سازمانی است. برای فرار از بروکراسی خودتکثیر، کافی نیست فرم‌ها را دیجیتال کنیم؛ باید نحوه نگاه به انسان، اختیار، و ارزش‌آفرینی را از نو تعریف کنیم. ما در این مسیر همراه شما هستیم. اما همه چیز از خود شما آغاز می شود.