چرا آدمها آنچه را میدانند، نمیگویند؟
سکوت سازمانی؛ وقتی اطلاعات وجود دارد، اما به تصمیم تبدیل نمیشود
تصور کنید در جلسهای مدیریتی، تصمیمی مهم در حال شکلگیری است. گزارشها ارائه شدهاند، گزینهها بررسی شدهاند و مدیر جلسه میپرسد: "کسی نظر دیگری ندارد؟" چند ثانیه سکوت برقرار میشود. کسی مخالفت نمیکند. تصمیم نهایی میشود و جلسه پایان مییابد. اما بیرون از اتاق، گفتوگوها تازه آغاز میشوند. یکی میگوید از ابتدا میدانسته زمانبندی پروژه واقعبینانه نیست. دیگری نگران پیامدهای تصمیم برای مشتریان بوده است. نفر سوم به تجربهای مشابه اشاره میکند که چند سال پیش به شکست انجامیده بود. هیچکدام از این اطلاعات در جلسه مطرح نشدهاند. مسئله این نیست که سازمان اطلاعات کافی نداشته است. اطلاعات وجود داشته، اما در لحظهای که میتوانسته بر تصمیم اثر بگذارد، وارد گفتوگو نشده است. اینجا با یکی از پدیدههای مهم و درعینحال کمتر دیدهشده زندگی سازمانی روبهرو هستیم: سکوت سازمانی (Organizational Silence). سکوتی که گاهی با توافق اشتباه گرفته میشود، گاهی نشانه احترام به سلسلهمراتب تلقی میشود و گاهی آنقدر عادی است که دیگر کسی متوجه حضورش نمیشود. پرسش اصلی این مقاله آن نیست که چرا بعضی کارکنان کمحرفاند. پرسش مهمتر این است: چه اتفاقی در یک سازمان میافتد که افراد، با وجود داشتن اطلاعات، نگرانیها یا پیشنهادهای مهم، تصمیم میگیرند آنها را مطرح نکنند؟
سکوت سازمانی؛ وقتی اطلاعات وجود دارد، اما به تصمیم تبدیل نمیشود
تصور کنید در جلسهای مدیریتی، تصمیمی مهم در حال شکلگیری است. گزارشها ارائه شدهاند، گزینهها بررسی شدهاند و مدیر جلسه میپرسد: "کسی نظر دیگری ندارد؟" چند ثانیه سکوت برقرار میشود. کسی مخالفت نمیکند. تصمیم نهایی میشود و جلسه پایان مییابد. اما بیرون از اتاق، گفتوگوها تازه آغاز میشوند.
یکی میگوید از ابتدا میدانسته زمانبندی پروژه واقعبینانه نیست. دیگری نگران پیامدهای تصمیم برای مشتریان بوده است. نفر سوم به تجربهای مشابه اشاره میکند که چند سال پیش به شکست انجامیده بود. هیچکدام از این اطلاعات در جلسه مطرح نشدهاند. مسئله این نیست که سازمان اطلاعات کافی نداشته است. اطلاعات وجود داشته، اما در لحظهای که میتوانسته بر تصمیم اثر بگذارد، وارد گفتوگو نشده است.
اینجا با یکی از پدیدههای مهم و درعینحال کمتر دیدهشده زندگی سازمانی روبهرو هستیم: سکوت سازمانی (Organizational Silence).
سکوتی که گاهی با توافق اشتباه گرفته میشود، گاهی نشانه احترام به سلسلهمراتب تلقی میشود و گاهی آنقدر عادی است که دیگر کسی متوجه حضورش نمیشود. پرسش اصلی این مقاله آن نیست که چرا بعضی کارکنان کمحرفاند. پرسش مهمتر این است:
چه اتفاقی در یک سازمان میافتد که افراد، با وجود داشتن اطلاعات، نگرانیها یا پیشنهادهای مهم، تصمیم میگیرند آنها را مطرح نکنند؟
سکوت سازمانی، چیزی فراتر از حرفنزدن است
در سال ۲۰۰۰، الیزابت موریسون و فرانسیس میلیکن در مقالهای تأثیرگذار با عنوان Organizational Silence: A Barrier to Change and Development in a Pluralistic World ، سکوت سازمانی را بهعنوان پدیدهای جمعی بررسی کردند.
آنها توجه را از ویژگیهای فردی کارکنان به شرایطی معطوف کردند که در آن، خود سازمان بهتدریج محیطی ایجاد میکند که افراد تمایلی به بیان نگرانیها و اطلاعات مرتبط با مسائل سازمانی ندارند. در چنین محیطی، سکوت صرفاً مجموعهای از تصمیمهای شخصی نیست؛ میتواند به الگویی مشترک تبدیل شود. افراد یاد میگیرند کدام موضوعات را میتوان مطرح کرد، کدام پرسشها خوشایند نیستند و چه نوع مخالفتی ممکن است برایشان هزینه داشته باشد. این یادگیری الزاماً از طریق دستورهای رسمی اتفاق نمیافتد.
گاهی کافی است کارکنان چند بار ببینند کسی بهدلیل مطرحکردن یک نگرانی، برچسب منفی خورده است. گاهی واکنش سرد مدیر به یک پرسش، پیامی روشنتر از دهها بیانیه درباره گفتوگوی آزاد منتقل میکند. گاهی نیز تجربه میکنند که پیشنهادهایشان شنیده میشود، اما هیچ تغییری به دنبال ندارد. بهتدریج، سکوت میتواند به رفتاری منطقی از نگاه فرد تبدیل شود؛ راهی برای محافظت از موقعیت، رابطه یا انرژی خود. این نکته اهمیت زیادی دارد: رفتاری که از بیرون نشانه بیتفاوتی به نظر میرسد، ممکن است از درون حاصل ارزیابی دقیق فرد از پیامدهای سخنگفتن باشد. بنابراین، برای فهم سکوت سازمانی، پرسیدن از شخصیت کارکنان کافی نیست. باید به تجربه آنها از سازمان نگاه کنیم.
چرا سکوت شکل میگیرد؟
در ادبیات پژوهشی، سکوت کارکنان انگیزهها و شکلهای متفاوتی دارد. همه افراد به یک دلیل ساکت نمیمانند و هر سکوتی نیز الزاماً نشانه ترس نیست. برای مثال، فردی ممکن است از بیان نگرانی خودداری کند، زیرا تصور میکند هیچ چیز تغییر نخواهد کرد. فرد دیگری ممکن است نگران پیامدهای شخصی مخالفت باشد. شخص سومی شاید اطلاعاتی را برای محافظت از همکارش مطرح نکند. این تمایزها اهمیت دارند، زیرا مداخله مؤثر به شناخت دلیل سکوت وابسته است.
اگر کسی از پیامدهای مخالفت میترسد، دعوت عمومی به مشارکت بهتنهایی کافی نخواهد بود. اگر کسی باور دارد صحبتکردن بیفایده است، صرفاً اطمیناندادن درباره نبود تنبیه، مسئله را حل نمیکند. دو پرسش متفاوت در ذهن افراد ممکن است شکل بگیرد:
"اگر حرف بزنم، چه اتفاقی برای من میافتد؟" و "اگر حرف بزنم، آیا اساساً اتفاقی خواهد افتاد؟"
اولی بیشتر با امنیت و پیامدهای احتمالی سخنگفتن ارتباط دارد؛ دومی با اثربخشی ادراکشده آن. این دو نگرانی ممکن است همزمان وجود داشته باشند، اما یکسان نیستند. همین تمایز توضیح میدهد چرا برخی سازمانها، با وجود فراهمکردن کانالهای متعدد برای ارائه پیشنهاد و انتقاد، همچنان با سکوت مواجهاند. ممکن است امکان بیان نظر وجود داشته باشد، اما افراد آن را امن یا مؤثر ندانند.
امنیت روانشناختی؛ شرط مهم، نه توضیح کامل
یکی از مفاهیمی که در فهم این پدیده اهمیت دارد، امنیت روانشناختی (Psychological Safety) است. ایمی ادمونسون در پژوهش شناختهشده سال ۱۹۹۹ خود، امنیت روانشناختی تیمی را به باور مشترک اعضای تیم درباره امنبودن محیط برای پذیرش مخاطرات بینفردی مرتبط کرد. این مخاطرات میتوانند شامل پرسیدن سؤالی ساده، اعتراف به اشتباه، درخواست کمک یا مطرحکردن نگرانی باشند.
در تیمی که امنیت روانشناختی پایین است، حتی یک پرسش ضروری ممکن است برای فرد هزینهبر به نظر برسد؛ نه لزوماً به این دلیل که تنبیهی رسمی در انتظار اوست، بلکه چون ممکن است نادان، مسئلهساز یا فاقد شایستگی تلقی شود.
پژوهش ادمونسون ارتباط امنیت روانشناختی با رفتارهای یادگیری تیمی را نشان داد و مسیر مهمی برای پژوهشهای بعدی گشود.
اما باید مراقب یک سادهسازی رایج باشیم. امنیت روانشناختی به معنای راحتبودن دائمی، نبود اختلافنظر یا مصونیت از پاسخگویی نیست. همچنین به این معنا نیست که هرچه افراد بیشتر صحبت کنند، تیم الزاماً بهتر عمل خواهد کرد. در یک تیم یادگیرنده، بیان نظر ممکن است گفتوگو را دشوارتر کند. مطرحشدن یک خطا، اختلاف یا هشدار، همیشه تجربهای خوشایند نیست. آنچه اهمیت دارد، امکان ورود اطلاعات مهم به گفتوگو بدون ترس نامتناسب از تحقیر یا مجازات بینفردی است.
از سوی دیگر، امنیت روانشناختی تمام مسئله سکوت را توضیح نمیدهد. ممکن است افراد احساس کنند مخالفتکردن خطرناک نیست، اما همچنان باور داشته باشند کسی به نظرشان توجه نخواهد کرد. ممکن است تجربه کرده باشند که تصمیمها پیش از برگزاری جلسات گرفته شدهاند و گفتوگو صرفاً جنبه تشریفاتی دارد. در چنین شرایطی، مسئله فقط امنیت نیست؛ اعتبار و اثربخشی فرایند مشارکت نیز مطرح است.
آیا حرفزدن و سکوتکردن دو سر یک طیفاند؟
در نگاه نخست، ممکن است تصور کنیم هرچه افراد بیشتر نظر بدهند، سکوت سازمانی کمتر است. اما پژوهشهای جدیدتر نشان میدهند رابطه میان Employee Voice و Employee Silence پیچیدهتر از این تصور است.
در مقالهای منتشرشده در سال ۲۰۲۱ در Academy of Management Journal، پژوهشگران به بررسی تمایز میان بیان نظر و سکوت در محیط کار پرداختند و شواهدی ارائه کردند که این دو را نباید صرفاً دو انتهای یک پیوستار واحد دانست.
چرا این تمایز مهم است؟
زیرا ممکن است فردی در جلسات فعال باشد، پیشنهادهای فراوانی مطرح کند و درباره بسیاری از مسائل صحبت کند، اما درباره یک نگرانی حساس سکوت اختیار کند. ممکن است درباره بهبود فرایندها ایده بدهد، اما درباره رفتار مدیر ارشد چیزی نگوید. ممکن است در مسائل کمخطر مشارکت کند، اما اطلاعاتی را که تصمیمی مهم را به چالش میکشد، نزد خود نگه دارد. پس تعداد دفعات صحبتکردن افراد، بهتنهایی شاخص مناسبی برای فهم سکوت سازمانی نیست.
سؤال دقیقتر این است:
چه اطلاعاتی بیان نمیشود، توسط چه کسانی، در چه موقعیتهایی و به چه دلایلی؟
این پرسش، نگاه ما را از میزان مشارکت ظاهری به کیفیت جریان اطلاعات تغییر میدهد. سازمانی ممکن است جلسات پرگفتوگویی داشته باشد، اما همچنان درباره مسائل تعیینکننده خود با کمبود اطلاعات مواجه باشد.
نقش قدرت و سلسلهمراتب
در بسیاری از سازمانها، اطلاعات و اختیار تصمیمگیری در یک نقطه متمرکز نیستند. کسانی که با مشتری، فرایند عملیاتی، محصول یا اجرای تصمیم سروکار دارند، ممکن است زودتر از مدیران ارشد متوجه نشانههای مسئله شوند. اما اختیار تغییر مسیر اغلب در سطوح بالاتر قرار دارد. این فاصله، مسئلهای مهم ایجاد میکند: اطلاعات باید از کسانی که مسئله را تجربه میکنند، به کسانی برسد که اختیار تصمیمگیری دارند. در این مسیر، سلسلهمراتب میتواند هم به هماهنگی کمک کند و هم مانعی برای انتقال اطلاعات نامطلوب باشد.
موریسون و میلیکن در مدل مفهومی خود نشان میدهند چگونه باورهای مدیران درباره کارکنان و مدیریت، همراه با ساختارها و رویههای سازمانی، میتوانند به شکلگیری فضای سکوت کمک کنند. برای مثال، اگر در عمل چنین فرض شود که مدیران ارشد بهتر از دیگران میدانند چه چیزی برای سازمان مناسب است، اطلاعاتی که این فرض را به چالش میکشند ممکن است کمتر مورد استقبال قرار گیرند. همچنین اگر مخالفت با تصمیم مدیر بهجای مشارکت در بهبود تصمیم، نشانه مخالفت با شخص مدیر تلقی شود، هزینه بیان نظر افزایش مییابد. در اینجا مسئله فقط رفتار یک مدیر نیست؛ معنایی است که سازمان به مخالفت میدهد.
آیا مخالفت، اطلاعاتی برای تصمیم بهتر است یا تهدیدی علیه اقتدار؟
پاسخ عملی سازمان به این پرسش، بیش از شعارهای رسمی آن، بر رفتار کارکنان اثر میگذارد.
وقتی مدیران سکوت را اشتباه تفسیر میکنند
یکی از خطرناکترین پیامدهای سکوت سازمانی، کیفیت اطلاعاتی است که به تصمیمگیرندگان میرسد. مدیر ممکن است در جلسهای با مخالفت اندکی مواجه شود و نتیجه بگیرد که توافق گستردهای وجود دارد. ممکن است از کارکنان درباره یک تغییر سازمانی سؤال کند و چون اعتراض جدی نمیشنود، تصور کند مقاومت مهمی وجود ندارد. اما نبود مخالفت آشکار، لزوماً به معنای نبود نگرانی نیست. همچنین سکوت الزاماً نشانه رضایت، بیتفاوتی یا پذیرش تصمیم نیست.
وقتی این تمایز نادیده گرفته شود، سازمان ممکن است درباره میزان توافق، کیفیت تصمیم یا آمادگی اجرای آن به تصویری نادرست برسد. مسئله بهویژه زمانی جدی میشود که اطلاعات ناگفته، اطلاعاتی منحصربهفرد باشند؛ دانستههایی که فقط برخی افراد، به دلیل موقعیت یا تجربه خود، در اختیار دارند. در چنین وضعیتی، حتی وجود گزارشهای متعدد و جلسات منظم نیز تضمین نمیکند که تصمیمگیرندگان به اطلاعات لازم دسترسی پیدا کردهاند. به بیان دیگر، داشتن اطلاعات در سازمان با در دسترس بودن آن برای تصمیمگیری یکسان نیست. این همان نقطهای است که بحث سکوت سازمانی به مسئله عملکرد پیوند میخورد.
چرا دعوت به اظهارنظر کافی نیست؟
یکی از پاسخهای رایج به سکوت کارکنان، تشویق آنها به بیان نظر است.
مدیر میگوید: "درِ اتاق من همیشه باز است." یا در پایان جلسه میپرسد: "همه موافقاند؟"
این رفتارها میتوانند مفید باشند، اما بهتنهایی برای تغییر الگوی سکوت کافی نیستند. اگر کارکنان تجربه کرده باشند که مخالفت پیامد منفی دارد، یک دعوت کلامی احتمالاً آن تجربه را خنثی نمیکند. اگر باور داشته باشند نظراتشان هیچ تأثیری ندارد، افزایش تعداد جلسات گفتوگو الزاماً مشارکت معنادار ایجاد نخواهد کرد. و اگر تصمیمهای اصلی از پیش گرفته شده باشند، درخواست نظر پس از تصمیم، ممکن است حتی اعتماد افراد به فرایند مشارکت را تضعیف کند.
در اینجا باید میان سه موضوع تمایز بگذاریم:
فرصت بیان نظر: آیا موقعیتی برای سخنگفتن وجود دارد؟
امنیت بیان نظر: آیا فرد میتواند بدون ترس نامتناسب از پیامدهای بینفردی صحبت کند؟
امکان اثرگذاری: آیا نظر مطرحشده بهطور جدی بررسی میشود و میتواند بر تصمیم اثر بگذارد؟
این سه تمایز، یک چارچوب تحلیلی برای خواندن پژوهشها و بررسی وضعیت سازماناند؛ نه یک مدل استاندارد سهعاملی که مستقیماً از یک مقاله خاص استخراج شده باشد. ممکن است سازمانی در یکی از این ابعاد وضعیت مناسبی داشته باشد و در دیگری با مشکل مواجه باشد. بنابراین، راهحل سکوت سازمانی را نمیتوان به افزایش تعداد کانالهای ارتباطی یا توصیه به شجاعت کارکنان محدود کرد. باید دید در عمل چه اتفاقی برای اطلاعاتی میافتد که با دیدگاه غالب تفاوت دارند.
مسئولیت سخنگفتن، فقط بر عهده گوینده نیست
در بسیاری از گفتوگوهای مدیریتی، وقتی بحث سکوت کارکنان مطرح میشود، توصیهها متوجه خود کارکناناند:
باید جسورتر باشند. باید مسئولیتپذیرتر باشند. باید بازخورد بدهند. باید مشکلات را زودتر مطرح کنند.
این توصیهها ممکن است در برخی موقعیتها مفید باشند، اما اگر بدون توجه به محیط سازمانی مطرح شوند، بخش مهمی از مسئله را نادیده میگیرند. درخواست شجاعت از افراد، جایگزین بررسی هزینههایی نیست که سازمان برای بیان حقیقت ایجاد کرده است. همچنین نمیتوان از کارکنان انتظار داشت بار اصلاح ساختارهایی را بهتنهایی بر دوش بکشند که اختیار تغییر آنها را ندارند. در مقابل، مدیران نیز نمیتوانند صرفاً با اعلام حمایت از گفتوگوی آزاد، مسئولیت خود را انجامشده تلقی کنند.
آنچه اهمیت دارد، الگوی تکرارشونده واکنشهاست: وقتی کسی اشتباهی را گزارش میکند، چه اتفاقی میافتد؟ وقتی فردی با تصمیم مدیر مخالفت میکند، واکنش اولیه چیست؟ وقتی پیشنهادی پذیرفته نمیشود، آیا دلیل آن روشن میشود؟ وقتی اطلاعات تازهای فرضهای اولیه را زیر سؤال میبرد، آیا تصمیم امکان بازنگری دارد؟ پاسخهای واقعی به این پرسشها، بهتدریج به کارکنان میآموزند که سخنگفتن چه معنایی دارد. از این منظر، سکوت سازمانی فقط مسئله کسانی نیست که حرف نمیزنند. مسئله کسانی نیز هست که تعیین میکنند با حرفهای گفتهشده چه برخوردی شود.
از سکوت به یادگیری سازمانی
سازمانها برای یادگیری به اطلاعاتی نیاز دارند که دانستههای فعلی آنها را کامل یا اصلاح کند.ئاما بسیاری از ارزشمندترین اطلاعات، الزاماً خوشایند نیستند. خبر از خطایی میدهند که هنوز برطرف نشده است. فرضی را زیر سؤال میبرند که تصمیمی مهم بر آن بنا شده است. نشان میدهند برنامهای که مدتها برای آن سرمایهگذاری شده، مطابق انتظار پیش نمیرود. یا از تجربهای سخن میگویند که با روایت رسمی موفقیت سازمان سازگار نیست. اگر چنین اطلاعاتی بهطور منظم از گفتوگو حذف شوند، سازمان ممکن است ظاهراً هماهنگ و آرام باشد، اما بخشی از ظرفیت یادگیری خود را از دست بدهد. این آرامش میتواند فریبنده باشد. زیرا اختلافنظر ناپدید نشده است، فقط از فضای تصمیمگیری خارج شده است.
سازمانی که میخواهد از سکوت فاصله بگیرد، لازم نیست همه اختلافها را به توافق تبدیل کند. لازم است بتواند اطلاعات متفاوت، حتی ناخوشایند، را پیش از تصمیمگیری ببیند و بررسی کند. این کار به معنای پذیرش همه پیشنهادها نیست. بلکه به معنای ایجاد فرایندی است که در آن افراد بتوانند بفهمند نظرشان شنیده و ارزیابی شده است؛ حتی اگر در نهایت تصمیم دیگری گرفته شود. و شاید مهمتر از همه، سازمان باید بتواند میان مخالفت با یک تصمیم و مخالفت با صاحب آن تصمیم تمایز قائل شود.
آنچه در سکوت از دست میدهیم
در مقاله گذشته، از این گفتیم که چگونه با رشد سازمان، پیچیدگی و وابستگی متقابل افزایش مییابد و ظرفیت پردازش اطلاعات میتواند به محدودیتی برای عملکرد تبدیل شود. اینجا با سویه دیگری از همان مسئله روبهرو شدیم.
گاهی سازمان مسیرهای ارتباطی کافی ندارد و اطلاعات نمیتوانند بهموقع به تصمیمگیرندگان برسند. اما گاهی مسیر وجود دارد و اطلاعات نیز در دسترساند؛ بااینحال، افراد تصمیم میگیرند آنها را وارد مسیر نکنند. این دو مسئله متفاوتاند، اما هر دو میتوانند کیفیت تصمیمگیری را محدود کنند. نخستین مسئله ما را به طراحی ساختار و فرایندها میرساند. دومین مسئله، توجه ما را به قدرت، اعتماد، تجربه کارکنان و پیامدهای سخنگفتن جلب میکند. بنابراین، شاید یکی از مهمترین پرسشهایی که مدیران باید درباره سازمان خود بپرسند، این نباشد که "چقدر اطلاعات دریافت میکنیم؟"
بلکه این باشد:
چه چیزهایی را نمیشنویم، نه به این دلیل که کسی نمیداند، بلکه به این دلیل که کسی ترجیح میدهد نگوید؟
و پرسش دشوارتر:
ما چه سهمی در شکلگیری این ترجیح داشتهایم؟